Warum KMU bei der Mitarbeitersuche früher anfangen müssen, als viele denken.
Eine wichtige Stelle wird frei. Aufgaben müssen neu verteilt werden, Projekte geraten unter Druck und nicht selten landet ein Teil der Arbeit wieder bei der Geschäftsführung. Die naheliegende Reaktion: Die Position muss möglichst schnell neu besetzt werden.
Also wird die bisherige Stellenbeschreibung hervorgeholt, aktualisiert und veröffentlicht. Vielleicht kommen ein Jobportal, LinkedIn oder eine Personalberatung hinzu. Hauptsache, die Lücke wird geschlossen.
Hier kann einer der teuersten Fehler im Recruiting beginnen.
Die entscheidende Frage lautet nicht nur: Wie lässt sich diese Stelle möglichst schnell wieder besetzen?
Mindestens genauso wichtig ist:
Welche Kompetenzen werden wirklich gebraucht und was muss im Unternehmen vorhanden sein, damit eine passende Persönlichkeit nicht nur kommt, sondern auch bleibt?
Darüber haben wir in unserer aktuellen Folge von „MehrWert Insights – Small Talk for Big Business“ mit Ann-Kathrin König gesprochen. Seit rund 15 Jahren beschäftigt sie sich mit Recruiting und begleitet mittelständische Unternehmen bei der Mitarbeitergewinnung und der Weiterentwicklung ihrer Personalprozesse.
Ein zentraler Gedanke aus dem Gespräch: Der Blick sollte nicht sofort nach außen gehen. Viele Antworten liegen bereits im Unternehmen selbst. Was macht den Arbeitgeber attraktiv? Welche Stärken und Ressourcen sind vorhanden? Warum bleiben Mitarbeitende? Welche Kompetenzen werden in Zukunft gebraucht?
Und hier wird Recruiting auch zur Teamsache.
Die Geschäftsführung gibt die strategische Richtung vor und entscheidet, welche Entwicklung für das Unternehmen notwendig ist. Das Team erlebt im Arbeitsalltag, welche Aufgaben tatsächlich an einer Position hängen, welche Fähigkeiten in der Zusammenarbeit gebraucht werden und welche Persönlichkeit eine bestehende Mannschaft sinnvoll ergänzen könnte.
Wer Mitarbeitende früh einbezieht, gewinnt eine Perspektive, die keine Stellenbeschreibung allein liefern kann. Das Team kennt Schnittstellen, Belastungspunkte und vorhandene Ressourcen, die auf Führungsebene nicht immer unmittelbar sichtbar sind.
Recruiting sollte daher weder reine Chefsache noch vollständig delegierte Personalaufgabe sein. Gute Entscheidungen entstehen dort, wo strategischer Blick und Erfahrungen aus dem Team zusammenkommen.
Für kleine und mittelständische Unternehmen ist das besonders relevant. Eine unbesetzte Position bleibt selten ein isoliertes Personalthema. Kolleginnen und Kollegen übernehmen zusätzliche Aufgaben, Verantwortlichkeiten verschieben sich, Kundenanfragen bleiben länger liegen oder Projekte verlieren an Tempo.
Mitarbeitergewinnung sollte nicht erst zum Thema werden, wenn der Handlungsdruck bereits hoch ist.
3 Impulse für KMU, die Mitarbeitergewinnung weiterdenken wollen
Aus dem Gespräch lassen sich drei Impulse ableiten, die über die nächste Stellenbesetzung hinausgehen. Sie richten den Blick auf das, was im Unternehmen bereits vorhanden ist, was künftig gebraucht wird und wie Mitarbeitende das Unternehmen tatsächlich erleben.
1. Warum gute Mitarbeitende bleiben, ist wichtiger als jedes Arbeitgeberversprechen
Bei der Mitarbeitergewinnung richtet sich der Blick schnell nach außen: Welche Benefits sind gefragt? Wie muss die Stellenanzeige aussehen? Welche Kanäle funktionieren?
Vorher lohnt sich eine andere Frage: Warum arbeiten gute Mitarbeitende gerne in diesem Unternehmen?
Die eigenen Mitarbeitenden liefern darauf oft die wertvollsten Antworten. Warum haben sie sich ursprünglich für das Unternehmen entschieden? Was schätzen sie heute? Was fehlt? Was würden sie einer befreundeten Fachkraft über ihren Arbeitgeber erzählen?
Die Antworten können deutlich von der Wahrnehmung der Geschäftsführung abweichen. Vielleicht zählt nicht das moderne Büro, sondern die Möglichkeit mitzuentscheiden. Vielleicht wird mit „familiärer Atmosphäre“ geworben, während Vertrauen und eigenständiges Arbeiten viel stärker geschätzt werden.
So entsteht ein realistisches Bild davon, was das Unternehmen als Arbeitgeber tatsächlich auszeichnet.
Diese Erkenntnisse sind die bessere Grundlage für glaubwürdige Mitarbeitergewinnung als eine Aufzählung vermeintlicher Arbeitgebervorteile, die sich kaum vom Wettbewerb unterscheidet.
2. Heute vorausdenken, welche Kompetenzen morgen gebraucht werden
Viele personelle Veränderungen sind lange im Voraus bekannt. Renteneintritte, Wachstum, neue Geschäftsfelder oder veränderte Aufgaben kommen selten völlig überraschend.
Trotzdem beginnt die aktive Suche häufig erst, wenn die Zeit knapp wird.
Dabei sollten einige Überlegungen bereits vor der eigentlichen Suche stattfinden: Welche Aufgabe muss künftig wirklich erfüllt werden? Welche Kompetenzen braucht das Unternehmen dafür heute und in den nächsten Jahren? Was kann intern entwickelt werden? Welches Wissen muss gesichert werden? Und muss eine bestehende Position überhaupt eins zu eins neu besetzt werden?
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Jahr vor dem Renteneintritt einer langjährigen Mitarbeiterin war bekannt, dass die Position neu besetzt werden musste. Die Stelle stand auf der Website, Bewerbungen blieben aus und im Tagesgeschäft wurde die weitere Suche immer wieder verschoben.
Drei Monate vor dem Ausscheiden fehlte noch immer eine Nachfolge.
Kurzfristig wechselte eine andere Mitarbeiterin intern auf die Position. Nun musste sie sich einarbeiten und gleichzeitig ihre bisherige Stelle weiter betreuen. Obwohl Aufgaben im Team verteilt wurden, blieben Zuständigkeiten unklar und die Belastung stieg. Aus einer planbaren Personalveränderung wurde ein Problem für mehrere Mitarbeitende.
Vorausschauende Personalplanung fragt daher nicht nur:
Welche Stelle ist aktuell offen?
Sondern: Welche Kompetenzen und Persönlichkeiten werden heute gebraucht und welche in ein, zwei oder drei Jahren?
Vielleicht können Mitarbeitende intern entwickelt, Aufgaben neu verteilt oder Kandidatinnen und Kandidaten mit einem anderen beruflichen Hintergrund berücksichtigt werden.
Wer früh hinschaut, gewinnt Zeit für Auswahl, Entwicklung und Wissenstransfer und muss nicht erst unter Druck reagieren.
3. Der Vertrag ist unterschrieben. Jetzt zeigt sich, ob das Versprechen trägt
Mit der Einstellung beginnt die Prüfung, ob das Bild aus dem Bewerbungsprozess mit dem Arbeitsalltag übereinstimmt.
Wie wird tatsächlich kommuniziert? Gibt es die angekündigte Verantwortung? Ist die Einarbeitung organisiert? Wie wird mit Fragen, Erwartungen und Fehlern umgegangen?
Feedback sollte nicht erst dann stattfinden, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen wieder verlässt. Abschlussgespräche können wertvolle Erkenntnisse liefern. Sie kommen jedoch häufig zu spät, wenn Unzufriedenheit, Missverständnisse oder fehlende Entwicklungsmöglichkeiten schon über Monate gewachsen sind.
Wertvoller ist ein regelmäßiger Austausch während der gesamten Zusammenarbeit: Was funktioniert gut? Wo verändern sich Erwartungen? Welche Unterstützung wird gebraucht? Was fehlt? Und was könnte dazu beitragen, dass Mitarbeitende ihre Stärken besser einbringen können?
Wichtig ist der Blick in beide Richtungen.
Nicht nur: Wie entwickelt sich der Mitarbeitende? Sondern auch: Wie wird das Unternehmen aus Sicht der Mitarbeitenden erlebt?
Neue Mitarbeitende bringen zunächst einen unverstellten Blick mit. Langjährige Mitarbeitende können sehr präzise benennen, was sich über die Zeit verändert hat. Beide Perspektiven zeigen, wo nachjustiert werden sollte und ob das, was nach außen versprochen wird, im Alltag tatsächlich trägt.
Ein Abschlussgespräch sollte nicht der erste Moment sein, in dem offen gefragt wird, was gut lief und was nicht.
Denn entscheidend ist nicht nur, warum jemand geht. Sondern früh genug zu verstehen, was dazu beiträgt, dass jemand gerne bleibt.
Dazu gehört auch, Entwicklungen im Personalbereich messbar zu machen. Nicht um Mitarbeitende auf Zahlen zu reduzieren, sondern um Veränderungen überhaupt erkennen und bewerten zu können. Welche Kennzahlen dafür sinnvoll sind, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Das können beispielsweise Besetzungsdauer, Fluktuation, Verbleib neuer Mitarbeitender nach sechs oder zwölf Monaten, interne Weiterentwicklungen oder wiederkehrende Ergebnisse aus Mitarbeiterfeedbacks sein.
Auch Personal braucht passende KPIs, wenn aus Eindrücken belastbare Erkenntnisse werden sollen.
KI nutzen, aber an den richtigen Stellen
KI wird im Recruiting schnell mit automatisch erstellten Stellenanzeigen oder der Vorauswahl von Bewerbungen verbunden. Für KMU liegt ein interessanter Nutzen jedoch auch an anderer Stelle: KI kann helfen, vorhandenes Wissen schneller auszuwerten und strukturierte Fragen vorzubereiten.
Nach Interviews mit Mitarbeitenden können beispielsweise anonymisierte Antworten ausgewertet werden: Welche Gründe für das Bleiben werden häufig genannt? Wo unterscheiden sich die Aussagen von der Einschätzung der Geschäftsführung? Welche Themen tauchen wiederholt als verbesserungswürdig auf?
Aus vielen Einzelgesprächen entsteht so schneller ein übersichtliches Gesamtbild, das sich über einen längeren Zeitraum auch vergleichbar machen lässt.
Für die vorausschauende Personalplanung kann eine einfache Übersicht mit heutigen Positionen, vorhandenen Kompetenzen, geplanten Renteneintritten, Wachstumszielen und erwartbaren Veränderungen als Grundlage dienen. KI kann daraus Kompetenzlücken herausarbeiten und Fragen aufwerfen: Welche Fähigkeiten werden in zwei Jahren fehlen? Wo hängt Wissen nur an einer Person? Welche Mitarbeitenden könnten für eine zukünftige Rolle weiterentwickelt werden?
Auch Feedbacks und definierte KPIs lassen sich über einen längeren Zeitraum auswerten und miteinander vergleichen. So werden Entwicklungen sichtbar, die im Tagesgeschäft sonst leicht übersehen werden.
Der entscheidende Unterschied liegt in der Nutzung: Nicht die KI soll beurteilen, welche Persönlichkeit zum Unternehmen passt. Sie kann Informationen sortieren, Muster sichtbar machen und auf Lücken aufmerksam machen.
Das Gespräch mit Mitarbeitenden ersetzt sie nicht. Ebenso wenig die persönliche Einschätzung, das Zuhören oder die Verantwortung einer Führungskraft.
KI kann helfen, genauer hinzuschauen. Verstehen und entscheiden müssen weiterhin Menschen.
Was diese drei Impulse gemeinsam haben
Warum bleiben gute Mitarbeitende? Welche Kompetenzen werden künftig gebraucht? Wie erleben Mitarbeitende das Unternehmen?
Diese Fragen starten beim Recruiting, führen aber schnell zu Führung, Kommunikation, Verantwortlichkeiten, Entwicklungsmöglichkeiten, vorhandenen Stärken und gemeinsamen Werten.
Sie führen zur Unternehmenskultur.
Eine starke Unternehmenskultur bildet die Grundlage dafür, wie zusammengearbeitet wird, wie Verantwortung verteilt ist, wie Mitarbeitende ihre Stärken einsetzen können und welche gemeinsame Richtung Orientierung gibt. Sie prägt zugleich, wie ein Unternehmen nach außen auftritt, wie Kunden es erleben und wie glaubwürdig Marketing und Kommunikation sein können.
Hier setzen wir mit Committed Culture an
Mit Committed Culture setzen wir bei der Basis des Unternehmens an: bei Firmenkultur, Kommunikation und den Persönlichkeiten, die sie jeden Tag prägen.
Gemeinsam mit den Mitarbeitenden machen wir vorhandene Stärken sichtbar, entwickeln Verantwortlichkeiten weiter und schaffen ein gemeinsames Verständnis dafür, wie im Unternehmen kommuniziert, entschieden und zusammengearbeitet wird.
Ein wichtiger Teil davon ist, Ressourcen zu erkennen, die längst im Unternehmen vorhanden sind, bisher aber noch nicht gezielt für Marketing, Vertrieb oder Kundenkommunikation genutzt werden. Fachwissen, Ideen, persönliche Stärken oder besondere Fähigkeiten im Umgang mit Kunden bleiben im Arbeitsalltag oft unentdeckt oder werden nur innerhalb der eigenen Funktion eingesetzt.
Wir schauen individuell darauf, welche Ressourcen im Team vorhanden sind und wo sie sinnvoll eingebunden werden können. Nicht jede Persönlichkeit muss verkaufen oder Marketing machen. Mitarbeitende können auf unterschiedliche Weise dazu beitragen, das Unternehmen glaubwürdig nach außen zu vertreten, Kundenbeziehungen zu stärken oder neue Impulse einzubringen.
So entsteht mehr Kraft aus dem Unternehmen selbst heraus. Marketing und Vertrieb werden nicht nur von einzelnen Abteilungen getragen, sondern von einer Firmenkultur unterstützt, in der Mitarbeitende wissen, wofür das Unternehmen steht und welchen Beitrag sie selbst leisten können.
Denn was außen kommuniziert wird, sollte innen verstanden und gelebt werden.
Committed Culture ist keine Recruitinglösung. Das Programm schafft eine Basis für Zusammenarbeit, Kommunikation, Führung, Service, Marketing, Vertrieb, Eigenverantwortung und Weiterentwicklung.
Der weiterführende Impuls reicht damit über die nächste offene Stelle hinaus:
Welche Voraussetzungen braucht ein Unternehmen, damit unterschiedliche Persönlichkeiten ihre Stärken einbringen, vorhandene Ressourcen besser genutzt werden, Verantwortung übernommen und der eigene Arbeitsplatz sowie das Unternehmen aktiv mitgestaltet werden können?
Für uns beginnt genau dort eine starke Unternehmenskultur.
WERTE MACHEN MARKEN. MARKEN MACHEN ZUKUNFT.
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